La communication au bureau a toujours présenté des difficultés, mais la tendance croissante au travail à domicile et aux formules de travail hybrides a rendu la communication encore plus complexe.
La communication représente un défi important du travail à distance. Prenons une situation typique de travail au bureau : vous avez une question à poser à l’un de vos collègues et vous allez à son bureau pour une discussion rapide. Il n’a pas la réponse, mais vous suggère de poser la question à un autre collègue, quelques bureaux plus loin. Ce collègue n’est pas sûr non plus, mais une personne assise à proximité entend la conversation et vous donne la réponse. Vous retournez à votre bureau et reprenez votre travail. Les interactions en personne sont depuis longtemps l’épine dorsale de la vie de bureau.
Lorsque vous travaillez à distance, obtenir la réponse dont vous avez besoin peut nécessiter plusieurs séries de courriels ou l’organisation de réunions virtuelles à des heures qui doivent convenir à tous les intéressés. La communication peut devenir difficile et parfois frustrante ou passablement inefficace. Ce problème est amplifié dans un environnement hybride où certains employés sont physiquement au bureau alors que d’autres travaillent à domicile.
Lors d’une réunion hybride, les personnes assises dans la salle de conférence peuvent concentrer leur attention les unes sur les autres (se plonger dans une discussion ou discuter entre elles), oubliant peut-être que d’autres collègues sont connectés virtuellement. Il se peut également qu’il y ait des bruits de fond, des apartés ou même des conversations croisées, plusieurs personnes intervenant en même temps, ce qui rend difficile pour les participants à distance de déterminer qui parle.
Cela peut distraire les personnes qui ne sont pas physiquement présentes, leur faisant manquer des informations sur le sujet de la discussion ou les empêchant de participer pleinement à la conversation. C’est également un défi lorsque les expressions ou le langage corporel ne peuvent pas être observés par les participants à distance, car la communication non verbale est un élément précieux de la dynamique de la réunion. De plus, qui n’a jamais rencontré un écran gelé, un problème de volume ou une connexion interrompue lors d’une réunion à distance? Tout cela conduit à une expérience non optimale pour les employés, qui peut avoir un impact sur la productivité, la satisfaction et l’engagement en général.
Conseils pour améliorer la communication hybride sur le lieu de travail
- Faites bon usage de la technologie. Le travail à distance a contraint les entreprises à améliorer leur technologie. Si vous n’êtes pas au bureau, votre employeur doit vous fournir les outils technologiques dont vous avez besoin pour réussir. Les outils qui facilitent la communication peuvent inclure un ordinateur portable de modèle récent, un téléphone portable fiable, une connexion Internet puissante avec une vitesse et un forfait de données suffisants, un bon microphone et des écouteurs, et un éclairage adéquat. Si votre entreprise ne couvre pas toutes ces dépenses, pensez à investir dans certains de ces outils pour optimiser votre expérience de travail et améliorer votre productivité.
- Encouragez la pleine participation. C’est dans la nature humaine que certaines personnes monopolisent la parole. Lorsque tous les participants sont dans la même pièce, si quelqu’un d’autre veut participer, il est plus facile d’intervenir (peut-être en jetant un coup d’œil à l’orateur, en se raclant rapidement la gorge ou même en levant la main) que pour des collègues à distance. Lorsque des points importants ou litigieux sont abordés, chacun doit avoir l’occasion de s’exprimer, que ce soit en personne ou à distance.
- Prenez des notes de vos réunions. De nombreuses personnes ont remarqué une augmentation du nombre de réunions lorsqu’elles travaillent à distance. Il arrive qu’elles aient plusieurs réunions prévues en même temps et ne peuvent donc pas assister à toutes les réunions. Il est utile que quelqu’un soit désigné pour prendre des notes à chaque réunion (les tâches de prise de notes peuvent être réparties entre les collègues), ce qui garantira un partage équitable des informations et des connaissances. Cette pratique est également utile lorsque les participants à distance perdent leur connexion ou ont des difficultés à entendre les personnes présentes dans la salle.
- Limitez le nombre d’écrans actifs. Dans une réunion hybride, les personnes du bureau se réunissent souvent dans une salle. Ils se connecteront ensuite individuellement sur leur ordinateur portable, tout comme leurs collègues à distance. Comme mentionné précédemment, la communication non verbale est précieuse et peut être perdue lors d’une interaction virtuelle. Pensez à installer une caméra dans la salle qui filme tous les participants, permettant ainsi aux collègues à distance d’observer les échanges non verbaux.
- Créez des liens de camaraderie. Que l’on travaille au bureau ou à la maison, chacun doit pouvoir s’exprimer et rester engagé. Certains moyens d’encourager la connexion entre les employés consistent à limiter les grandes réunions et à en organiser de plus petites, ou à promouvoir la collaboration et les séances de remue-méninges qui non seulement suscitent la contribution de chacun, mais aussi renforcent les liens entre collègues. De même, il est essentiel que les nouveaux employés soient bien intégrés dans le cadre d’un bureau hybride afin qu’ils se familiarisent avec tout le monde et avec la « configuration des lieux », surtout s’ils travaillent à distance.